为规范全日本华侨华人社团联合会(以下简称为“本会”)的各项运营活动及相关工作,本会常务理事会,根据本会的章程规定,制定本规则(以下简称为“本规则”)。

第1章 总则

第1条 本规则的主旨

本规则根据本会章程,对本会会员、理事、秘书长、副会长、会长等的行为进行规范,并对本会的入退会程序、组织机构权限、理事等的推荐和选任条件、议事方法等本会运营相关事项做出的具体规定。

第2条 审核制

本会对入会的会员实行2年一次的审核。审核工作,由常务理事会、监事负责。具体审核内容由常务理事会决定。

第2章 会员入会、退会、除名

第3条 入会

  1. 凡承认本会宗旨,在日本有三年以上活动历史的在日华侨华人社团均可申请入会。该申请社团应向本会理事会提交书面申请和相关资料。本会理事会指定本会事务局为入会申请材料接收窗口。申请入会应提交的材料包括:
    1. 入会申请书;
    2.  该申请社团章程,简介,网站,事务局联络方式;
    3.  该申请社团理事会名单、联络方式、理事会全体成员的合影照片;
    4.  该申请社团会长及副会长的个人简介;
    5. 最近2年举办过活动的相关记录(录像或照片)。
  2. 本会常务理事会审核上述书面申请资料后提交理事会,由理事会根据本会章程的规定做出是否批准其入会的决议。由本会事务局向被批准入会该申请社团发出入会通知。
  3. 本会的入会金为10万日元。理事会会费为每名理事每年2万日元,本会所属社团会长应统一缴纳本社团理事的会费。事务局将于每年4月份年度开始后2个月内发出会费请求书,在请求书发出半年以内仍没有缴纳会费的社团,将暂停该社团所推选理事的理事资格(请出理事微信群)。

第4条 退会/除名

常务理事会应根据其对本会的日常运营管理及监事的审核报告,对已不存在社团实体的会员,滞纳理事会会费达一年以上的会员,提交虚假入会材料的会员,社团内部因发生纠纷且不能圆满解决或已经被提起诉讼的会员,向理事会提出对该会员退会或予以除名的议案。理事会会议根据本会章程的规定表决通过后,可责令该会员退会或予以除名、取消或停止该社团的会员资格。

第3章 组织机构

第5条 组织机构的构成

本会的组织机构包括理事会、会长、副会长、秘书长(兼任事务局局长)、常务理事会。常务理事会是理事会的执行机构,由会长、副会长和秘书长组成。

第6条 事务局

  1. 事务局为常务理事会常设办事机构,在本会常务理事会的授权范围内执行各项日常工作。事务局设局长【1】名。由本会秘书长兼任事务局局长,负责统筹事务局的各项工作。
  2. 事务局副局长由会长任命,事务局其他成员由事务局局长根据本会工作需要招聘。

第7条 咨询委员会

本会不设名誉会长,设立咨询委员会,并聘请本会历届会长担任咨询委员会顾问。

第8条 决议的起草

常务理事会负责起草各项会议的提案或决议案。提案或决议案形成后,提交理事会审核。

第9条 禁止事项

未经会长或常务理事会会议批准,本会副会长、秘书长和理事等个人,不得代表本会对外发表任何声明、谈话、意见。

第4章 理事、副会长、会长的任免

第10条 理事候补的条件

  1. 会员推选的理事人数和人选,根据该会员对本会各项活动的贡献程度和年度审核结果,由常务理事会审核批准后决定。
  2. 会员推荐的理事候补,应符合以下条件:
    1. 有良好的素质和修养、品德高尚,在华侨华人界有良好的口碑;愿意为本会的建设和发展尽责尽力,身体力行,不计个人得失;
    2. 有连续5年以上的在日生活记录(每年超过180天),持有长期有效合法证件,无犯罪记录、非媒体人。没有参加反华、反社会势力团伙。

第11条 副会长,会长的任职条件

  1.  副会长必须是本会的现职理事、并在本会中有四年以上的理事任职经验;
  2. 会长候选人必须具有本会副会长四年以上任职经验。

第12条 解职的理由

  1. 理事、秘书长、副会长以及会长在任职期间,如出现以下事由,本会常务理事会或1/3以上理事可以向理事会提出解除其职务的提案。
    1. 行为触犯法律,并受到刑事法律处罚的;
    2. 长期患病,不能履行职务的;
    3. 言行违反本会章程和规则的规定,经数次劝告,仍不改正的;
    4. 常务理事会、监事认为有解除职务理由的。
  2. 解除职务的决议,由出席理事会会议理事的3分之2以上表决通过。但作出决议前,应给予当事人辩解的机会。
  3. 理事被解职的,常务理事会应责令选派该理事的会员及时推荐补选理事,报理事会审查核准。该理事的任期,为前任理事任期的剩余期间。
  4. 秘书长、副会长被解职的,由会长重新任命,其任期为前任秘书长、副会长任期的剩余期间。会长被解职的,由理事会重新选举会长,其任期为前任会长任期的剩余期间。

第5章 议事规则

第13条 本会会议

本会会议分为理事会会议、常务理事会会议。

第14条 理事会会议议事规则

  1. 理事会会议由会长召集和主持。每6个月至少召开一次理事会会议,经1/10以上理事提议或常务理事会提议,可随时召开临时理事会会议。理事会会议也可以通过微信等方式召开。
  2. 理事会会议应由其过半数理事(包括授权出席的代理人。下同)出席方可召开,并由出席会议的人数的半数以上表决通过,方可做出决议。
  3. 理事如果连续2次不出席、也不授权其他理事代理出席理事会会议,不履行理事义务的,视为自动辞去本会理事职务,由理事会指定常务理事会告知推选该理事的会员。

第15条 常务理事会会议议事规则

  1. 常务理事会的会议由会长召集和主持。每三个月定期开一次常务理事会会议,经会长或1/10以上成员提议,也可随时召开临时常务理事会会议。常务理事会会议也可通过微信等方式举行。
  2. 常务理事会会议应由其过半数成员(包括授权出席的代理人。下同)出席方可召开,并由出席会议半数以上的成员表决通过方可作出决议。决议通过后,除应提交理事会审核的决议外,由事务局公布。

第6章 访问及接待来访

第16条 接待来访

  1. 本会接待中国国内国家级来访团体的,经常务理事会讨论决定后,由事务局事先向全体理事和会员发出通知、统计出席接待会的理事、会员及其社团内具体出席人数。有名额限制的,最终由常务理事会决定。
  2. 理事或会员社团内成员因故缺席接待活动时,理事及会员应及时通知事务局。
  3. 本会接待国内省市级来访团体的,应优先安排该省市出身的会员参加接待活动。如来访的是某个领域的专业性团体,应优先安排同一专业领域的会员参加接待活动。
  4. 宴请使馆、国内政协、侨办、侨联时,来宾的费用由本会负担。本会参加人员的费用由该参加人员自行负担。

第7章 财务规则

第17条 财务部

  1. 本会设立财务部,负责本会的财务管理。财务部设主任1名,管理人员2名,其中1名应具有财务工作经验。
  2. 财务部的候补人选,经常务理事会提名,由理事会批准。每届任期2年,可连任。
  3. 会长不得直接介入财务工作。但是,财务部应及时向会长汇报财务状况。
  4. 本会开展活动时,财务部可临时征集人员组成财会工作组参加该活动的组委会工作。财会工作组参与活动的预算工作,并在活动结束时后制作决算报告,提交常务理事会审核。

第18条 财务的管理

  1. 本会的经费由会费、社会赞助及其他合法收入组成,由财务部负责管理银行账户和会计账簿。会计和出纳工作应由不同人员负责。
  2. 本会经费的支出须经常务理事会的批准。
  3. 本会购置的物品、接受捐赠的物品,由财务部登记造册保管。对不易保管的物品,经常务理事会的批准,可以处分。
  4. 未经常务理事会的批准,任何人不得擅自处分本会的财物。

第8章 附则

第19条 保密

  1. 本会对会员、理事提交的书面材料(以下简称为“保密材料”)采取保密措施,保密材料将长期保密。
  2. 任何接触保密材料的会员、理事,均不得私自向其他会员、其他团体泄露。一经发现故意泄露保密材料者,无论何种原因,将被本会除名。

第20条 本规则的制定及修改

本规则根据本会章程第三章第16条,由常务理事会会制定并通过,于2020年11月13日生效。

第21条 本规则的修改

常务理事会负责本规则的修改,本规则修正案,交由常务理事会表决通过后施行。本规则作为对本会章程的补充和解释,如果其内容与本会章程有出入,以本会章程作为最终解释。